摘 要：随着电子信息技术和互联网技术的发展，电子档案成为了档案存储的一种新的形式。基于电子档案自身的特点，要想提高电子档案管理质量，就要认真分析电子档案特点，制定具体的管理措施，从电子档案的特殊属性和优势及特点出发，采取多项管理措施，保证电子档案管理取得实效。结合当前电子档案管理实际，在电子档案管理中，应做好电子档案管理标准的建立、严格控制电子档案的可转换性、做好电子档案的安全性管理。同时还要把握电子档案管理原则，提高电子档案管理的整体效果。

关键词：电子档案管理；标准建立；安全性；管理原则

1 前言

从目前档案存储手段的发展来看，电子档案以其独特的优点，在档案存储和利用中得到了广泛的应用。基于档案管理需要，提高电子档案管理质量和水平，是满足电子档案管理需要的重要措施。为此，我们只有认真分析电子档案的特点，并从多方面入手，制定具体的电子档案管理措施，才能保证电子档案管理取得积极效果。因此，我们要立足电子档案使用和管理实际，优化电子档案管理流程，把握电子档案管理原则，保证电子档案管理取得积极效果。

2 电子档案的主要特点

从当前电子档案的实际应用来看，电子档案由于采用了先进的存储方式，在存储容量和信息共享性方面有着突出优点，相对于传统档案有着广阔的应用前景。为此，正确分析电子档案的特点，是做好电子档案应用和管理的重要手段。

2.1 依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识度记录。

2.2 信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有海量存储之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

2.3 信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场，但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和互联网后，人们在办公室和家中就可以利用档案信息了。

3 电子档案管理应做好管理标准的建立

在电子档案的管理过程中，要想保证电子档案管理取得积极效果，就要从管理标准的建立入手，具体应做好以下几个方面工作：

3.1 电子档案管理应认识到建立管理标准的重要性

对于电子档案管理而言，只有建立明确的管理标准，使电子档案管理有可靠的依据，才能保证电子档案管理的整体效果满足实际需要。因此，只有认识到建立管理标准的重要性，才能为电子档案管理提供有力支持。

3.2 电子档案管理标准的建立应覆盖整个管理流程

在电子档案管理标准建立中，需要对每一个管理流程都进行明确和规定，使管理标准能够起到较好的指导作用，为电子档案管理提供有效的支持和指导，保证电子档案管理的整体效果满足实际需要。

3.3 电子档案管理标准的建立应保证全面性和科学性

基于电子档案的特点，在电子档案管理标准建立过程中，我们既要保证管理标准的全面性，同时也要保证管理标准的科学性，使管理标准能够具有较强的可操作性，满足电子档案管理需求，提高电子档案管理的整体质量。

4 电子档案管理应严格控制可转换性

在电子档案管理中，既要满足档案信息的正常调用需要，同时也要形成对电子档案信息的有效保护，具体应从严格控制电子档案的可转换性入手，重点做好以下几个方面工作：

4.1 严格控制电子档案的转换流程

由于电子档案中包含有重要信息，因此电子档案中的信息不能随意进行转换和传播，为了保证电子档案中信息的安全性，必须严格控制电子档案的转换流程，如不是因为特殊需要，尽量不要对电子档案进行随意转换。

4.2 根据实际需要对电子档案进行备份

在电子档案的转换过程中，如果出于电子档案的备份需要，可以对电子档案进行转换和复制，但是必须要保证整个备份过程在可控的范围之内，以此保证电子档案备份的效果，满足电子档案的管理要求，提高电子档案信息的安全性。

4.3 加强电子档案备份文件的管理

对于电子档案中存在的备份文件，应注意保管场所和保管流程，做到电子档案备份文件台账式管理，提高电子档案备份文件的安全性和管理质量，满足电子档案管理的实际需要，为电子档案管理提供有力支持。

5 电子档案应做好安全性管理

对于电子档案而言，在管理过程中，要想保证电子档案管理取得实效，就要对安全性管理引起足够的重视，结合电子档案管理实际，安全性管理主要应包含以下几个方面内容：

5.1 电子档案安全性管理应做好档案信息的管理

在电子档案安全性管理中，档案信息的管理尤为重要，只有做好档案信息的管理工作，才能保证档案信息的安全性满足实际需要，达到提高电子档案安全管理效果的目的，提高电子档案管理水平。

5.2 电子档案安全性管理应做好档案备份的管理

在电子档案管理过程中，会根据实际需要进行电子档案的备份，要想提高安全性管理质量，就要加强对档案备份的管理，通过明确备份使用职责，建立备份的保管和使用制度，保证电子档案备份管理达到预期目标。

5.3 电子档案安全性管理应做好共享性的管理

在电子档案管理过程中，由于电子档案具有共享性的特征，因此只有做好电子档案的共享性管理，规范电子档案的使用流程，才能保证电子档案安全性管理取得实效。因此，做好共享性管理是提高电子档案管理效果的关键。

6 电子档案应正确把握管理原则

从电子档案的实际使用和管理过程出发，要想保证电子档案管理取得实效，就要正确把握电子档案管理原则，推动电子档案管理工作不断发展，结合电子档案的管理实际，，电子档案应把握以下管理原则：

6.1 电子档案管理应把握高效性原则

在电子档案管理中，应将如何提高电子档案的使用效率作为主要目标，并围绕着电子档案使用实际，制定具体的管理措施，使电子档案管理能够在高效性方面取得积极进展，满足电子档案的实际使用要求。

6.2 电子档案管理应把握准确性原则

除了要保证电子档案管理的高效性之外，保证电子档案管理的准确性也是提高电子档案管理整体效果的重要措施。为此，我们应准确把握电子档案管理的准确性原则，提高电子档案管理的整体效果。

6.3 电子档案管理应把握安全性原则

从目前电子档案的实际使用来看，安全性是关系到电子档案使用的重要因素。因此，只有把握电子档案的安全性原则，切实提高电子档案管理的安全性，才能保证电子档案管理取得积极效果。

7 结论

通过本文的分析可知，在电子档案管理过程中，要想提高电子档案管理的整体效果，就要做好电子档案管理标准的建立、严格控制电子档案的可转换性、做好电子档案的安全性管理。同时还要把握电子档案管理原则，确保电子档案管理工作得到有效开展。

参考文献

[1] 路玲；；电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J]；河南科技；2013年10期

[2] 马金玉；；电子档案与纸质档案在档案管理与利用中的区别[J]；兰台内外；2014年06期

[3] 陈宏娟；；图书馆纸质档案和电子档案的并行管理研究[J]；东方企业文化；2013年10期

[4] 张洪岭；；电子档案管理应关注的几个问题[J]；山东档案；2012年01期

[5] 王强；电子档案风险管理研究[D]；吉林大学；2013年

[6] 张莉；电子商务文件归档管理研究[D]；吉林大学；2013年