摘 要：人事档案管理工作的重要性不言而喻，在保障人事工作的有序、稳定中发挥着巨大的作用。在当前形势下，随着信息技术的不断发展，人事档案管理也受到了相应的影响，传统的管理方法已经逐渐不再满足工作的需求。论文结合笔者研究，阐述了人事档案的定义及重要作用，分析了现阶段人事档案管理面临的主要问题，最后提出了完善人事档案管理工作的对策与建议。

关键词：人事档案；管理；信息化；问题；措施

人事档案管理是人事管理工作中重要一环，其管理质量直接影响到单位和个人的稳定与工作效率。时代与社会的发展对人事档案管理提出了更高的要求，新形势下的人事档案管理工作只有实现创新，结合电子信息技术的发展采取新的管理模式，才能充分发挥人事档案管理的作用。但是目前来说在人事档案管理中依然存在一些问题，阻碍了人事管理工作的进一步发展。因此探讨当前时期人事档案管理的完善措施就有着重要的现实意义。

1 人事档案的定义及重要作用

1.1 人事档案的定义

人事档案的定义可以从广义与狭义两个方面来论述：

广义上的人事档案就是指人事管理活动中形成的材料，这些材料以个人为单位组合，记录了包括人的成长与工作经历、个人表现等内容。人事档案具有独立性，同时也具有依附性。独立性主要表现在其具有完整的法规、理论与方法，，管理范围与程序相对独立。依附性则表现在人事档案既属于人事工作范畴又属于档案工作范畴。

狭义上的人事档案是通过一定的方法与原则加工与组织好的个人资料，是“知人善任”的重要依据，系统的反映了个人经历与才干。该档案是各部门、系统、组织在遴选、培养与使用人的活动过程中形成的个人材料，经过人事组织的认可。人事档案具有原始性与真实性，真实的反映了个人所受奖励、荣誉、处罚、工作状况等一系列的资料。另外，人事档案还是完备、手续合法的个人材料，具有较高的使用价值与保存价值。归档后能成为今后有价值的参考资料。

1.2 人事档案的重要作用

人事档案的作用巨大，是我国各级各类国家机关、企事业单位、社会团体等在人事管理活动中形成的真实、客观反映人的经历、荣誉、才干等内容的资料。通过它，可以充分地了解一个人的个人品行、经历、才能学识、受教育程度等诸多情况。人事档案具有真实性、完整性与原始性，这些属性决定了人事档案的法律效应与凭证功能。各级各类机关、企事业单位和社会团体都能够借助人事档案实现选人、用人，不论是人才流动、职称评聘还是参加社保方面都有着重要的作用。

2 新形势下人事档案管理存在的主要问题

2.1 人事档案管理的深度不够

目前我国仍然有一些人事部门在收集人事档案时较为片面，只注重个人政治面貌、家庭出身、受教育程度以及社会关系等信息的收集，但是这些资料已经跟不上时代的步伐，无法全面地反应个人，更不能满足人力资源管理的需要。更有甚者，一些单位在用人方面还存在不建档案的现象。人事档案管理深度不够的问题已经严重阻碍了人事管理工作的发展。

2.2 人事档案管理制度仍需要进一步健全

人事档案管理制度不健全的现象也较多的存在于各单位的人事管理部门中。一些单位管理人事档案的制度往往照抄《人事档案材料收集归档规定》，根本没有形成系统、完整的细则和实施办法。即便是存在制度，也存在不按照制度办事，档案收集与归档不及时，随便应付等问题。人事档案收集与整理的内容不健全，像信用评价等级、培训经历等内容缺少或者很少记录。另外，人事档案记录内容往往千篇一律，无法真实反映个人的真实情况。

2.3 管理模式存在诸多弊端

人事档案管理模式也存在诸多弊端，首要表现在人事档案使用的门槛过高、范围狭窄上。当需要使用人事档案时，往往需要上级部门审批甚至需要多级领导批准。其次人事档案管理也限制了一定人员的流动，影响了人力资源的合理流动与配置。一些单位如果故意不放手的话，那么人事档案就无法调动，影响了个人今后的工作、生活。并且人事档案无法做到信息化，在信息共享方面较为落后。查阅档案时往往较为被动，不仅浪费了大量精力还可能没有获得良好的效果。上述这些弊端严重制约了我国人事管理的进一步发展，给我国经济的发展与人才的流动造成了严重的影响。

3 完善新时期人事档案管理的对策与建议

3.1 增强人事档案管理者的管理意识

众所周知，人事档案管理工作需要较长的时间，这就要求人事档案管理者能够具备较强的责任心与职业道德，能够主动的承担该工作，认识到人事档案管工作的重要性。所以，人事档案管理者必须不断提高管理意识，端正态度真正认识到人事档案管理工作的重要性，保障该工作的正常稳定有序的开展。一方面管理者应该针对人员流动状况，有针对性的培训人事档案管理人员，全面提高其工作能力。另一方面也需要人事档案管理者能够推进人事档案硬件配套设施建设，保证人事档案工作的顺利进行。

3.2 不断扩大电子档案的收集范围

电子档案与纸质档案相比具有无可比拟的优势，因此人事档案管理应该尽快将传统的纸质档案转化为电子档案。因此相关部门可以加大投入力度，革新档案扫描设备以便进行资料搜集。除此以外，在收集人事档案材料时，应该尽可能的扩大电子档案的收集范围，比如收集个人体貌特征，从而建立完整的个人信息库，并将个人所发表的论文、著作、科研成果统统录入电子档案，以便丰富人事档案内容。除此以外，还可以将个人的声像资料等录入人事档案，作为参考资料，丰富档案内容以便为今后做参考。

3.3 将人事档案管理的重心转向开发利用

人事档案管理应该抛弃传统的被动查阅模式，将更大的精力转向其开发利用之上。因此人事档案管理者要认识到人事档案的意义，将精力更多的投入到人事档案的分析研究上，从而开拓人事档案的利用率上。比如扩充人事档案的新内容，打破传统突出人事档案的个性化，尽力保证人事档案的客观性，摒弃其中过时的、无用的信息等，以便将人事档案以最高效的面貌展示给使用者。除此以外，在开发人事档案的功能时，还可以构建人才技能库，这样就可以在某一部门缺少相应人才时，直接查阅人事档案，从人才技能库中选择合适的人员加以弥补，从而提高单位选人、用人的高效。

3.4 促进管理理念由内向型向外向型转变，构建新型管理模式

随着社会主义市场经济的深入发展，传统的人事档案管理理念已经不再适应时代的发展需求。这就要求其管理理念由内向型向外向型转变，构建崭新的管理模式。人事档案管理人员必须充分发挥人事档案的作用，及时掌握单位的人事动态，在单位中构建完善的人事任免、调动、培养与考核制度，以便提高单位人员工作效率。除此以外，管理人员还应该处理档案保密与档案利用的关系，在保障档案信息安全性的同时为人事档案使用者提供最丰富的人事信息。

结语：综上所述，随着我国经济与电子信息技术的发展与进步，单位内部的人事档案管理工作也不断完备。新时期新形势下，管理人员必须提高认识，充分意识到人事档案管理所面临的机遇与挑战，找出目前人事档案管理中存在的薄弱环节，针对这些问题采取措施，不断提高人事档案管理意识、扩大电子档案收集范围、重视人事档案的开发利用、构建人事档案管理的新模式，从而提高工作效率，确保人事档案管理工作真正能够保障单位人员的稳定与效率。

参考文献

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