档案是企业发展的真实记录,具有原始性和不可再生性。今天是从昨天走过来的,只有了解过去,才能把握现在,更好地面向未来。由于当下社会发展迅速,档案工作又有它的特殊性质和工作特点,要适应时代发展的需要,要有所作为、有所创新,就必须摆脱自我束缚,打破原有的传统习惯思维定式和障碍,运用创新思维指导我们的创新实践。企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分,它的重点在机关档案室。它管理的不仅是本机关档案的内部组织机构,同时要管理全公司工程,运输项目的所有资料,促进档案资源为企业的生产经营和各项工作服务。机关档案室所收藏与积累的档案,不仅对本机关的工作或生产具有利用查考价值,而且是维护企业历史面貌的重大事业的一个组成部分。根据《档案法》及集团公司《档案办法》从各方面都明确了机关档案工作的性质和职责范围,使机关档案工作的开展有法可依、有章可循。
1 档案机制创新的意义
档案管理是企业管理的基础。企业的经营状况在很大程度上取决于管理水平对成本的影响。只有完善的档案工作,企业的管理才是完整的,企业的整体管理才能得到提升,企业的经济效益才能增加。而企业档案管理水平的高低取决于企业决策者对档案工作的重视程度。档案工作者在做好业务工作的同时,还应做好档案的宣传普及,让人们逐渐认识档案事业、理解档案事业,为推动依法建档奠定基础;另一方面要依法行政,使档案工作形成依法治档的新局面,为档案工作主动服务于经济建设创造宽松的环境。对于企业自身档案的管理,要靠企业依照法律规定自我约束管理自身的档案。这就需要企业必须切实加强自身的档案法制化建设,健全和完善档案管理的各项规章制度和管理措施,要大力宣传、贯彻《档案法》,让各项制度真正深入人心,形成依法治档,有章可循的管理机制。要充分运用各类媒体、各种宣传手段,积极宣传档案模式改革的重要性和紧迫性,努力增强企业员工的档案意识。因此我们在进行档案的宣传工作时,要善于捕捉本公司档案工作的新亮点,使档案的宣传由“死”变“活”,具有个性化。达到预期的宣传效果。
2 档案工作要引起领导的重视
现在是经济时代,档案在企业中不是很受重视,它不能像工程、运输等别的产业能直接给单位带来大量丰厚的利润。设置此机构还要投入大量的人力、物力和库房设备等。但在社会主义市场经济体制和现代企业制度下,企业的一切活动都是围绕创造价值、实现利润最大化这一目标而展开的。因此,企业档案工作发展的内部动力应该源于为企业的价值创造服务、为企业实现利润最大化服务。也就是说,企业档案工作的根本动力在于提供档案服务,满足企业现实工作的需求。以经济建设为中心,管好用好档案,服务于企业各项事业,是档案工作的根本宗旨。而且,档案服务在企业内部是一种无偿服务,但比起档案在利用后所创造的巨大的经济效益来,是无法相提并论的。我们不能一提到为经济建设服务,就狭隘地与获得多少经济效益划等号。企业中保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设,在利用中创造经济效益,这是我们要体现的,另一方面要提高对档案工作的重要性认识,部分企业经营者不重视档案工作,也不熟悉档案工作的内涵,单纯地追求生产效益。认识不到档案作为原始凭证在复杂的经济活动中所起的特殊作用,使建档工作未能与企业的发展同步。
要想开展好企业档案工作,首先要改变企业领导对档案工作的固有观念,解放思想,更新观念,确立档案管理工作在企业中的地位。改革开放以来企业已成为我国社会主义市场经济的重要组成部分,但作为企业日常管理工作重要组成部分的档案管理,在企业中却没有引起充分重视,多数的企业往往只注重生产经营所带来的效益,而忽视了档案在企业生产经营、权益维护和市场开发等各项活动中的重要作用。企业要建立和完善现代企业制度,就必须要重视档案管理。如何做好企业的档案管理工作,我认为:首先要有公司领导的重视,只有在公司领导的大力支持下,我们才能顺利的开展档案管理工作。其次档案管理工作必须要有专业人员来做,要具有专业水平,专业操作。要做好档案管理工作,还必须配备一定的场所和设施,这是开展档案管理工作的基础。再就是建立健全各项档案管理规章制度,做到制度化,规范化,科学化,最终达到现代化。
3 档案人员思想观念的创新
档案作为社会主义事业中的一项重要信息资源,充分认识管理是必要的手段,利用才是真正的目的。各种信息比较零散地储存在众多的单体档案中,只有把相关信息系统地、规范地整理出来,才能更好的发挥档案的信息作用,体现档案的信息价值。因此,把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应经济建设和改革开放需要的信息,是档案部门义不容辞的职责。
不管是档案管理现代化的完善和深化,还是现代化科学技术手段和先进的科学管理方法,都要由人去掌握和运用,因此,思想观念的创新还需要增强档案人员现代化意识,,实现档案人员的现代化。必须做到规范化、科学化管理,及时定期对档案的完整、准确情况进行检查,发现残缺,及时补充收集,对收集到的资料,细心对照,科学检索,保证材料的客观性、完整性。档案工作是实践性很强的工作,是“养兵千日,用在一朝”的工作。尤其在知识经济时代,随着市场经济的发展,企业的各项工作在内容上对档案需求越来越广,在利用频率上越来越快,在服务领域上越来越宽,在服务方式上越来越活。为此企业档案部门要紧跟时代步伐,抓住机遇,加快档案工作的发展,改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式。
4 专职档案人员在服务中要有创新
服务是档案工作永恒的主题 , 居于档案工作的首要地位。创新企业档案工作服务机制是企业档案部门为提升企业自身形象,推进企业改革与发展,为企业参与国际竞争服务的重要任务。在企业档案服务工作中,要以企业生产经营作为出发点,以进一步夯实的档案业务基础工作作为前提,在各级领导和有关部门的积极支持和配合下,在档案人员的努力下,才能不断激发出企业档案工作更旺盛的生机和活力,为企业的生产经营做出贡献。档案工作是一项业务性工作,又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员,要有扎扎实实的业务功底,又要有较强管理能力和服务意识。专职档案人员首先要适应新形势,大胆设想,敢于向传统挑战,善于提出新办法、新思路,解决新问题。在档案业务上有所创新,有所突破。其次,档案人员还要熟悉档案业务的各个环节、步骤。档案室对档案管理人员人能力要求比较高,它涉及到人事档案,会计档案、文书档案、科技档案、声像档案和实物档案,档案管理人员将会有更宽更广的服务内容和服务范围。因此,专职档案人员要不断 “ 充电 ” ,拓宽视野,实现由单一专业型向多样复合型人才转变,只有通过参加档案培训促使档案人员适应档案的管理,在务实基础上促进创新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此在服务上,档案室要成为本公司、本部门工作和发展的参谋、智囊,积极主动做好档案服务工作。要围绕机关、企业领导和各类人员的需求,拓展档案的利用形式,增加档案的服务项目,创新档案的服务模式。总之,档案工作创新离不开各级档案室的基础工作。面对新的形势,档案室人员要加强学习,勤奋工作,在档案工作创新中做出新的业绩,为企业创造成出更丰厚的经济效益。