摘 要:本文就开发和利用档案信息资源为经济建设服务的问题,进行了有益的探讨,为档案工作者提供了可以借鉴的理论。
关键词:档案信息;经济建设;服务
随着社会科学和科学技术的飞速发展,档案工作已从一个静止的封闭系统,转向成为一个动态的开放系统。在新时期如何利用档案信息资源服从并服务于经济建设,如何紧紧围绕经济建设这个中心,在建立社会主义市场经济的情况下,多方位的开发利用档案信息资源,充分发挥档案工作的经济效益和社会效益都是摆在我们档案工作者面前的一项重要任务。
1 强化服务意识,,是开发利用档案信息资源的关键
档案是一种可开发和利用的信息资源,档案工作者必须更新观念,从不适应新情况的旧传统、旧观念中解放出来,积极创新,把满足现状,求稳怕险的观念转换成敢问敢干,开拓进取的观念,把就档案论档案单纯的业务观念转换成密切注视改革开放和经济建设发展的新情况,为经济建设和社会全面进步服务的观念,把一般接待查档的利用观点,换成积极开展档案信息拭目以待开发咨询服务,为经济建设和各项工作服务的观念;把不大重视经济效益的观念,换成既重视社会效益又重视经济效益的观念。在更广泛的范围和更新层次开发利用档案信息资源,为经济建设工作服务创造条件。档案信息资源是经过人们解释了的数据和资料的总和,是从人类社会实践活动中形成的文件资料中提取的有实用价值的那一部分内容,我们应该采取积极主动的办法,多渠道地及时准确地把这一部分内容提供出来,把档案的潜在能量通过开发利用发挥出来,为社会建设和经济发展服务。
2 明确的开发途径,是利用档案信息资源的前提条件
档案部门要跻身于经济建设的主战场,首先要开发库存的各类档案信息,类似于工厂将原材料加工成半成品和成品。并对于经济价值和市场走势进行评估和预测,写出较客观,较详细的报告书。然后,与政府职能部门沟通协商,从改革开放、利于经济建设的角度出发,制定一套政策规定。最后,以自己的独家货而进入市场,参与整体的经济运行,向社会主义市场经济体系表现自身价值,并以引增加部门的经济实力,以求事业单位获得部分企业效益。雄厚的档案信息资源来源于门类齐全,结构合理的档案载体之中,如同采矿一样储量丰富,开采矿量才大,档案信息资源不仅是为今天的现实需要服务,也是为明天的现实需要备足“粮草”,转变观念面向经济建设主战场,紧贴经济建设,凡涉及经济建设和改革开放的档案资料,要优先接收,优先提供利用。档案工作有着得天独厚的优势,它信息量大、领域广泛,同时能迅速获取中央及各级政府的政策及研究的新动向,经济建设发展战略的新思想。强化信息工作,面向市场经济,适应市场经济,开拓新的服务领域,才能使档案充满新的生机和活力,更好地为国民经济主战场服务。开拓新的服务领域,改变旧的服务方式,主要有以下三点:
1、在服务思想上,由过去的政治服务为主转向经济建设为主,由主要服务于历史研究转向主要服务于当前工作。
2、在服务方式上,由过去的“坐等调卷”的被致力服务转向“面向社会、多方联系”的主动服务。
3、在服务工具上,由过去的检索工具单一、不系统、不配套、平行重复,转向逐步建立一个形式统一、内容稳定、功能健全的检索系统,以满足不同角度、不同方面利用档案的需要,使档案工作具有开拓,更好为市场经济服务。
3 强化管理,是实现档案信息的开发利用的必要手段
满足经济建设工作的需要,是通过强化开发利用渠道来实现的。档案信息的开发和利用工作是档案工作的立足点和出发点。搞好主动服务,又是搞好利用工作的重点和难点。为了更好地开发利用档案信息资源,为经济建设服务,我们必须紧密结合本单位的工作实际,运用现代化的管理的理论、方法和技术、注重本单位管理工作经验,阐明本单位管理工作中带有规律性的问题,做好以下几方面工作:
1、编研史料,系统服务。要依据经济建设工作的性质及特点,确定不同主题的汇编材料,从不同渠道挖掘档案的信息资源,提供准确可靠的数字和数据,保证领导决策不失误。将档案信息引入决策,是决策科学化的一项重要内容。以档案资料为依据,既是开展工作的依据,又是科学化决策的基础。
2、学好理论,超前服务。学好开发档案信息的技术和标准,不断增强为经济建设工作服务的自觉性,不是一件随意就可做到的事情,而是要通过实际工作不断地探索、积累和总结,拿出一套行之有效地科学的方法,如果不从实际出发,闭门造车,开发出的资源无价值或价值不大,既浪费时间、也达不到为经济建设工作服务的目的。档案信息是我们工作中不可缺少的重要依据和凭证。充分地利用好它,可以保证我们在经济建设工作中少走弯路,可以更好地了解获取,指导现实,预测未来。
3、管理体制要由封闭转向开放。信息论的奠基人申农认为:“信息量越大,减少不定性的作用也越大”。只有收集到齐全的档案资料,极大地丰富信息宝库,通过有效地的信息加工、信息储存、信息检索等工作,使档案管理条理化、系统化,才能及时、准确地把档案提供出来,为经济建设工作服务。信息的流通是通过利用者的需求和档案工作人员的提供而实现的。服务工作是实现流通开放的中心环节。
总之,档案信息资源的价值作用,是否得到真正地发挥,完全取决于自身是否适应时代的变化。档案的信息资源要想适应经济建设工作的发展,必须更新观念、大胆改革、勇于创新,开展多形式、多渠道、多层次的开发利用工作,加强服务手段,提高服务质量,使档案信息资源在经济建设工作中发挥积极地作用。