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论如何做好公路工程档案管理工作

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摘 要:近年来,随着我国经济的发展,公路建设规模越来越大,建设范围越来越广,使得公路的等级也越来越高,人们对公路建设项目的工程档案管理工作也开始逐渐重视。要加强公路工程建设项目档案管理工作,就必须认真做好公路建设工程的原始记录,实施严格的存档制度,建立档案检索系统,认真做好档案资源的开发和利用,促进公路工程档案管理工作的不断提高。

关键词:公路;工程档案;管理

1 公路工程档案管理的发展

长期以来,文件管理与档案管理一直分开进行的。两者之间的脱节严重影响着文件与档案管作的发展。在西方发达国家,美国最早提出了文件档案一体化理论。20世纪80年代初,这种管理方式在欧美开始推行,90年代,这种从信息系统源头做起的方法博得了更多人的支持。目前,文件、档案管理一体化已经发展成为信息时代档案管理的必然趋势。信息和网络技术给文档管理工作带来了重大的影响和变革,主要体现在两个方面:

(1)工程施工文档管理的重点将发生转移。随着公路工程项目管理信息平台的应用和普及,工程文档管理将作为其中的一个子系统进行工作,只要工程技术人员或内业人员输入了相关信息,工程文档将自动产生并以电子文件的形式分类存储和传输。实现了内业表格形式和填写方法的标准化和规范化,工程文档管理人员不必再为工程文档的格式和填写方法是否正确而担心。而把工作重点落在检查工程数据是否真实准确和工程文档的系统性和完整性上,档案部门可以有效地对工程文档进行动态监控,及时进行指导,确保工程档案的质量。

(2)现有的纸质、音像工程文档将数字化。技术成本的下降促使计算机设备,特别是办公自动化设备得以普及与推广,为利用远程通讯手段提供了条件。信息网络使人们随时随地都能查阅和更新数据,它可以在一个单位内部,各单位之间,各部门之间,甚至是各国家之间,都可以利用同样的资源,实现最大限度的资源共享。

2 现代化公路工程施工档案管理方法

随着计算机技术的飞速发展和应用的日益普及,计算机与网络技术越来越多地应用到工程项目管理领域中,公路工程项目管理信息平台的建设和工程项目管理软件的开发己经成为各软件公司抢占的市场。但目前己开发和应用的工程项目管理软件普遍缺少工程文档管理的功能,而一些工程稳当管理软件由于缺乏对工程文档管理工作实践的调查和研究,在功能上不够完善,而且与工程文件的生成软件相互脱节,难以发挥计算机的高效率性能。因此,一套有效的合理的工程文档管理方案,必须充分利用网络和信息技术等现代先进手段,,建立新的公路工程文档管理模式,为公路工程项目管理信息系统的开发设计奠定理论与技术基础。

2.1 管理目标

(1)快捷的可查阅性。除系统维护时间,应提供24小时文档查阅服务。只要可上网,就可通过浏览器登陆并查阅所需的文档信息。用户界面简单,无须特别培训即可使用。

(2)可靠的保密性和安全性。设定文档密级、用户权限,确保文档的保密性。由于不同的文档有不同的密级,应根据用户的工作范围对用户的权限加以限制。可以从对文档的操作角度和浏览范围对设定用户权限。所有用户只能在其权限范围内进行操作。通过采用多级权限、用户身份证,档案数据和原件信息分开存放、防火墙等安全控制措施,保证系统的安全性,使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。实时动态监控功能可以使系统管理员随时掌握系统内有哪些用户以及他们的操作方式、操作对象,包括系统管理员的操作也将被系统自动记录。从而确保工程文档的保密性和安全性。

(3)计划性与实时性。通过工程文档数量的预估,使文档管理工作得到量化,保证在工程竣工时工程档案的验收有一定的数量标准,确保工程文档的完整性;同时使各部门或单位管理者可随时查阅本部门及下级各单位已归档的文档材料及其组卷情况。及时了解各单位的文档管理和工程进展情况。发现问题,及时纠偏。由于加强了日常的监督、检查和指导,可以确保文档收集工作的及时和准确,更利于组卷前的文档鉴定,保证整理组卷的质量,避免工程档案验收时出现返工现象,提高工作效率,更能充分发挥档案管理部门的指导职能。

(4)兼容性。系统应具有导入导出功能,可以实现不同数据库文件间的格式转换,使现有的一些办公和工程管理软件生成的文档能方便地导入本系统中。这就需要系统对目前较流行的一些办公和工程管理软件所生成的文件格式具有兼容性,使系统能快速地处理来自系统外部的电子文档,这对提高本系统的实用性是十分重要的。

2.2 管理方案的构建

(1)工作模式的确定

开工前的文档管理,文档管理者在开工前输入工程项目信息并预估工程文档的数量及页数,实现工程文档的预组卷;文档检查者根据工程项目分解体系复核工程文档量;档案管理者检查工程文档的预组卷情况并给予指导。

施工中的文档管理,文档生成者利用预组卷信息生成工程文档的登记参数,输入工程数据信息自动生成工程文档,采用电子签名技术实现批量签认后,生成电子文档,通过网络上传并自动分类归卷,存入工程文档数据库,系统自动统计己经归档的文档的数量并定期生成统计报表;对重要的工程文档打印出纸质文档,分批移交给文档管理者。文档管理者根据系统提供的统计报表定期上报统计数据,并结合工程的实际进度检查各文档生成者的完成情况,对文档生成者的工作实行监督和管理;同时对各下级单位提交的和上级下发的纸质文档进行装盒编号并入临时文档库房保存。同时,文档检查者通过网络登录到工程文档管理系统中,查阅工程文档中的工程数据,通过与实测数据的比较,检查文档中数据的真实性和准确性,确保工程文档的内在质量。

竣工时的文档管理,文档管理者通过工程文档管理系统自动生成和打印纸质工程文档目录、刻录电子文档光盘,按“双套制”方案提交工程档案;档案管理者根据工程文档的统计数据,对工程竣工档案进行验收,接收纸质文档(含案卷归档目录)和电子文档光盘。

2.3 网络平台

为了实现公路工程项目的信息化管理,对施工文档进行实时动态管理,根据各部门的文档管理工作量和对工程文档实行动态管理的需要,建立不同的网络平台。

(1)多中心的信息管理平台

公路工程项目指挥部、总监理办公室、驻地监理办公室、各合同段项目经理部的文档管理工作量和信息量相对较大,可分别设一个信息管理中心,保证各工作人员可以随时登录到信息管理中心完成工程文档的管理工作。

(2)单中心的信息管理平台

在一个工程项目中仅设一个信息管理中心,公路工程项目指挥部、总监理办公室、驻地监理办公室、各合同段项目经理部及其下属单位均通过PSNT接入互联网,并登录到该信息管理中心查阅和提交工程文档或工程数据信息。

3 结束语

综上所述,公路工程建设项目档案的管理对于公路建设、使用、管理和维护都起到十分重要的作用。基于当前公路工程档案管理现状和要求,公路档案管理工作必须不断规范和完善,逐步达到科学化、规范化、信息化和标准化水平,更好的为社会为大众服务。

参考文献

[1]韩义平.基于公路工程档案管理工作的研究[J].科技与企业.2013(08).

[2]王海鸥.公路建设档案存在问题与对策研究[J].办公室业务.2012(17).

[3]林军霞.公路管理局档案管理中出现的问题分析与对策研究[J].科技风. 2013(18).

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