摘 要：文章讨论了基层法院诉讼档案安全保障体系建立的必要性及难点，并从诉讼档案实体安全与信息安全两方面就如何建立诉讼档案安全保障体系分别进行了阐述。

关键词：诉讼档案；安全保障

档案安全是档案事业的生命线，关系到党和国家的根本利益。而诉讼档案作为审判工作和法院建设发展的最真实记录，，与最广大人民的利益息息相关，因而建立诉讼档案安全保障体系的建立也尤为重要。

1 诉讼档案安全保障体系建设的必要性

2010年国家档案局提出了要建立确保档案安全保密的档案安全体系，杨东权局长在多次讲话中都反复强调档案安全保障能力建立的重要性，他强调指出：“档案安全在档案工作中处于极端重要的位置，档案安全重于泰山，是档案工作的生命线。”法院诉讼档案是法院档案极其重要的组成部分，是反映法院从案件受理到审判、执行全过程的信息载体，建立诉讼档案安全保障体系对于维护司法公正、加强法律服务与社会经济发展具有重大意义。

2 诉讼档案安全保障体系建立的理论基础

诉讼档案安全保障体系构建的理论基础为文件生命周期理论。 “文件生命是由文件价值决定的，如果文件在现在和将来的时空范围内能够呈现一种或者多种价值类型，那么我们就认为该文件拥有生命，或者说该文件被赋予了生命力。”1文件生命存在的源泉，就在于其自身所有的价值和作用。文件生命周期理论为档案保护工作从全方位、联系、发展的观点去认识问题提供了一种方法论用来指导档案安全保障体系的构建。

3 诉讼档案安全保障体系建立的难点

3.1、诉讼档案庞大的数量与安全保障之间的矛盾。诉讼档案数量庞大，要保障其安全须投入更多的人力物力。以笔者所在法院（下称为H法院）为例，自1953年至2011年库房所存诉讼档案共计279088件，且以平均每年约15000件的速度增加。这无疑为安全保障增加了难度。

3.2、诉讼档案载体安全问题与安全保障之间的矛盾。主要体现在：大量使用复印件，如当事人提交的证据材料中含有复印件；大批量系列案的子案中均只保存复印件。此外还存在一部分手写材料，前期很多开庭笔录也使用手写件，而这些手写件的纸质载体及书写所用工具类型也是各种各样，以上因素都使诉讼档案的安全存在较大隐患。

3.3、诉讼档案巨大利用需求与安全保障之间的矛盾。档案诉讼档案信息一般都涉及复杂的社会矛盾，因此利用频率也较高。以H法院为例，在2007-2011年间平均每年的诉讼档案利用数为12607件次。这主要给诉讼档案的安全保障带来两大方面的问题：3.3.1法院内部法官或非审判部门由于审判或调研、信访等原因对诉讼档案进行调阅。仅在2011年间的利用数就达到14336件次，可谓十分惊人。频繁的调阅不但增加了诉讼档案载体磨损甚至丢失的危险，也增加了出现“死档”的危险。3.3.2当事人及律师要求查阅档案卷宗与法院系统档案查阅规定之间的矛盾。如H法院所属的中级人民法院规定“刑事案件辩护律师和民事诉讼代理人（律师）需要查阅归档案卷时，只限其代理的一、二审案件或申诉案件”。而很多案件当事人在申请阅卷时所委托的代理人（律师）往往并非其在案件审判过程中所委托的代理人（律师）。

3.4、诉讼档案在归档后仍不断新增的案卷材料与安全保障之间的矛盾。已归档诉讼档案中有部分案件还会不断生成新的档案材料，如何追踪及监管此类材料的安全归档也是一大难点。

4 诉讼档案安全保障体系的构建

诉讼档案安全保障涉及到人员、经费、基础设备设施、法规标准、管理规定等，是一个动态的安全防卫系统。建立该体系也是一项复杂而庞大的系统工程，笔者试从诉讼档案实体安全和信息安全两方面分别进行阐述：

4.1 诉讼档案实体安全保障体系

诉讼档案实体安全保障贯穿于整个档案生命周期，需要进行全程控制，具体包括：

4.1.1档案形成过程保障。如上文所述，诉讼档案中存在大量不耐久的载体材料，因此应在档案形成过程中就使用耐久性好的材料，从源头上提高档案的质量。

4.1.2、档案整理过程保障。诉讼档案的整理是由各业务庭室的书记员完成的。因此加强对书记员的相应培训至关重要。

4.1.3、档案接收归档过程保障。诉讼档案接收归档是档案室直接介入档案安全保护的第一步，在此过程中需检查档案内容及装订等是否符合归档要求。

4.1.4、档案保存过程保障。主要包括：（1）、定期对库房进行清点盘查：包括对消防报警系统、库房防火系统、消毒系统、温湿度控制系统等要进行定期维护和检修；定期或不定期进行档案保管状况、库房卫生、安全隐患及虫霉鼠情等检查。（2）、分类保管：诉讼档案基本都使用纸质载体，但部分证物含有光盘等，对这些载体的证物档案应保存于专用的分类库房中。（3）档案柜架及排列：档案柜架及排列应符合档案管理要求。

4.1.5、档案利用过程保障。作为诉讼档案管理人员，要熟悉所藏档案的情况，主动了解审判、执行等各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

4.2 诉讼档案信息安全保障体系

诉讼档案信息安全保障体系主要包含两方面内容：其一为物理意义上的诉讼档案数据安全保障，其二为信息公开或保密层面意义上的信息安全保障。

4.2.1、要保障物理意义上的诉讼档案数据安全可从以下方面努力：（1）计算机操作系统，需及时更新系统和修补漏洞，确保安装防毒软件和建立防火墙。（2）档案管理系统，配置满足本单位的实际工作需要，能与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件的档案管理系统软件。（3）信息数据安全，加强数据存储、传输、利用安全管理，加强加密、数字签名等技术建设与使用。（4）数据备份系统 ，需制定和贯彻适合本单位的备份标准，以便更好的保障数据安全，应实施“异质异地，联网实时”备份。

4.2.2、信息公开或保密层面意义上的信息安全保障。如3.3.2所述，当事人及其委托人在法院申请阅卷时遇到的问题表面看来是其阅卷需求与法院内部规定之间的矛盾，但从更深的层面来说体现的则是知情权与隐私权的冲突。为解决这一冲突，笔者认为应从如下方面着手：（1）提高档案管理队伍的道德素质和专业素质。（2）构建档案信息伦理新规范和新守则。在具体措施上，可以尝试在可能涉及档案信息安全、知识产权、版权及隐私权的地方进行专门的声明和说明，保证档案信息伦理新规范、新守则随时、随处可见。（3）充分利用信息技术的积极成果。要加强、加快对信息技术的研究与开发，以技术来防范和抵御不道德、甚至违法犯罪行为。

参考文献

1.杨东权.在档案与电子文件登记备份工作现场会上的讲话[J].中国档案.2012年第5期

2.张美芳，王良城.档案安全保障体系建设研究[J].档案学研究.2010年第1期

3.刘爱良.我国司法信息公开制度的重构、检讨与展望[J].时代法学.2012年第1期

4.刘迎红. 档案法制与职业道德建设[M].黑龙江人民出版社，2002年第1版

5.马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题及对策[J].档案学通讯.2012年第3期

注释：

1 吴品才. 《2003年第二十期科技讲座 文件生命周期的理论》，载http：//www.szkp.org.cn/kejijiangzuo/2003-4-3.htm，于2012年11月5日访问。