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新形式下档案管理创新服务的探索

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摘 要:当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。

关键词:新形式;网络;档案管理;创新服务

我院是一所历史悠久、具有深厚文化底蕴的中职院校。档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针,深化学校内部体制改革,优化教师队伍,提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录,它全面反映了学校最基本的职能活动,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此,档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。 如何更好地创新档案管理服务,使其更好地服务于学校发展,笔者做了初步探讨。

1 加强档案管理创新体系建设

1.1 模式的创新

院校档案部门虽属机关部门,但大多属于非独立结构,一般情况下挂靠校办,或者是校办的一个科室,其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着院校管理体制改革的深化,一些院校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用,,在院校机构改革中,先后将档案馆从校办或其他部门分离出来,独立起来,升格为直属单位,变成档案管理的职能部门,由被动执行变为主动决策,对促进院校档案管理变革具有重要意义。

院校档案工作的主体地位形成之后,就要注重学校的未来方向,把握前瞻性的特点,在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新,这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展,为档案工作创造一个良好的氛围。只有这样,才能实现院校档案工作的超越,呈现院校档案事业不断发展的前景。

2 从服务手段上来革新

2.1 建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务

随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。

2.2 建立“电子文件(档案)数据管理中心”

档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,丰富,利用率高。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘。

2.3 开展在线服务

传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。

3 学校档案服务创新的主要任务

面对学校档案部门“生存”的现状,必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。

(一)进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位,把档案收好、管好、用好。用是根本,管是手段,收是基础。因此,立馆之基在于档案资源建设,档案服务之基更在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位,也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念,聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作,全面推进常规归档与即时归档的相结合,大力开展校史人物、校史资料和社会媒体对学校工作报道等方面的征集工作,为学校历史站好岗,为学校今天服好务,为学校明天积累好精神财富。

(二)馆藏档案数字化是学校档案服务创新的基础建设。馆藏档案数字化的主要目的是方便利用和保护档案。馆藏档案数字化已不再是一个理论探索问题,而是一个如何创造条件,抢抓机遇,力争支持,这是学校档案服务创新一项重要的基础性建设任务。一些名牌高校档案部门已完成建国前历史档案的数字化工作。有的高校档案部门正争取完成馆藏历史、党群、行政、教学等档案类的数字化工作。

(三)努力培养造就一支素质较高的人才队伍是档案服务创新的根本保障。要坚持有计划地培养和引进高学历、高层次的档案服务创新人才,加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,普及信息技术知识,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能,造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍,学校档案工作才能实现跨越式发展。

4 结语

总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用。学校档案工作要想在学校管理中体现出自身价值,适应社会主义市场经济体制的需要,跟上当今和未来世界发展的步伐,就必须在管理上创新体系建设。即:档案管理模式的创新;档案服务的思路创新;管理手段的创新;提升档案管理的品位。

参考文献

[1]丁德胜 我国数字档案室建设新思路。档案学研究.2014第1期.

[2]赵 丽 我国电子文件管理系统研究进展与方向.档案学研究.2013第6期.

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