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浅谈公路工程档案在接收和保管过程中存在问题及其对策

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摘 要:公路工程档案管理工作是公路管理的一项重要内容。是搞好基本建设工作的一个重要环节。公路工程档案是国家档案资源的重要组成部分,是记载公路建设事业发展的宝贵资料,是反映公路工程质量和解决合同纠纷的必要依据。接收和保管好工程档案是功在当代、惠及子孙的百年大计。工程档案将是历史长河中的永恒记录。

关键词:公路工程;接收;保管;问题;对策

公路工程档案管理工作是公路管理的一项重要内容。是搞好基本建设工作的一个重要环节。公路工程档案是国家档案资源的重要组成部分,是记载公路建设事业发展的宝贵资料,是反映公路工程质量和解决合同纠纷的必要依据。接收和保管好工程档案是功在当代、惠及子孙的百年大计。工程档案将是历史长河中的永恒记录。

作为行业管理部门的启东市公路管理站,深深认识到工程档案管理工作的重要意义和肩负的重大责任。随着公路建设事业的持续高速发展,不断产生大量的公路工程档案。由于公路工程具有专业性强、投资大、项目多、工期长,且参建单位多、资质不齐等诸多特点,造成了公路档案管理与公路建设发展极不相称的局面,这些现象给公路部门综合档案室在接收档案和保管方面带来了一系列困难。现就工程档案在接收和保管过程中存在的问题和应采取的对策谈谈自己的看法:

一、移交的公路工程档案严重不规范

由于公路建设单位普遍存在“重建设、轻管理”的现象,一些公路工程建设单位缺少专业档案管理人员,并且对档案管理人员缺乏专项培训,档案归档标准与规范标准不一致,致使有些公路工程档案资料残缺不全、表格模糊不清、随意涂写修改,给后续档案查找工作带来困难,需要公路接受单位重新返工修改。

二、基层公路管养单位档案人员不适应

工程档案接受管理大多为兼职管理人员不固定,档案人员流动频繁,造成档案管理人员业务素质不到位,接收管理工作不衔接。

三、基层公路管养单位档案室存放空间不够用

随着公路建设里程的不断增加,工程档案数量越来越多,但是目前档案存放空间有限,不能满足工程档案的存放要求,供需矛盾较为突出。

因此,改变公路工程档案移交管理与公路建设发展极不相称的局面,成为制约公路工程档案规范化的重点,需要工程建设单位和基层公路管养部门的共同努力,建议从多方面加以改进:

一、强化公路工程建设阶段档案的业务指导和培训工作

在档案培训工作中遵循“突出重点统筹兼顾”的原则,公路建设项目的培训工作超前部署,放在新开工阶段进行,通过对工程项目各参建单位的项目经理和档案专(兼)职人员的业务培训,统一档案管理标准,提高档案责任意识,明确工程项目档案的分工职责。

二、严格公路工程档案管理各环节的同步控制措施

公路档案的质量取决于原始档案资料的真实性,必须从源头抓起,从各环节控制。在签订公路工程建设合同(协议)时,业主单位应明确参建各方的档案责任;在工程计量支付时,严格运用资金手段对档案管理实行控制;同时, 业主单位应抓住工程的重点部位和关键节点, 会同施工人员和监理人员,深入项目部一线,超前督查指导档案整理工作,为竣工档案齐全准确打下基础。

三、强化基层公路管养部门专兼职档案员力量

选调责任心好、奉献意识强大的工作人员充实档案队伍,进一步加强专(兼)职档案人员业务培训,提高档案人员的政治和经济待遇,确保档案员能干事、干成事。

四、要明确工程档案该怎么管

在工程档案管理方面主要涉及接收和保管两个方面:在接收上,要突出三个方面工作。及时性,工程档案的承接人员是第一责任人,承接单位的领导是主要责任人,承接单位应该负起工程档案接收后,“在第一时间内,通知相关专业的验收人员、资料使用部门或单位以及具体负责档案管理人员参加统一验收和接收”的义务;阶段性,在一个技术项目完成或告一段落后,负责单位都要及时整理项目系统资料,由技术主管审查后及时向公路管理部门综合档案室移交归档,在技术人员移交工程档案时,交接双方应该按规定办理交接手续,并签字归档备查;完整性,在因为运输原因造成工程档案接收单位在接到资料时已经破损、缺失,接收单位应该以书面形式向档案管理部门说明情况并及时与工程档案来源单位沟通、增补缺失部分,确保工程档案的完整、齐全、无损和满足正常使用的需要。在工程档案的保管上,同样也要突出做好三个方面的保证。安全性,要根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》的规定,将工程档案的原件统一由公路管理部门综合档案室保管并存放于安全保密的场所,做到防火、防盗、防毒、防虫、防潮等标准,同时,具体负责人员应该保证档案室内的清洁通风;科学性,工程档案的管理人员应对接收来的工程档案依据档案类型,进行分类、编目、登记、统计和严格管理,编辑《档案查阅目录》,并做好数据库的建立和整理工作,做到档案实体定位存放、妥善保管,方便利用,数据库准确无误,及时更新;合法性,工程档案是集团的宝贵财富,任何单位和个人都无权占为己有。因此,在因工作需要,确需要保存本单位的工程档案,可以由本单位提出申请,单位领导签字确认,并报请单位主管理领导审批,履行相关手续后,,方可留存资料复印件。留存工程档案的单位主要领导是该档案的保密工作的第一责任人,必须要指定专人负责,建立完备的借阅查阅制度,保证该工程档案在工程建设以及日后的生产、维护和检修工作中发挥应有的作用。

最后还面临一个突出的问题,随着工程建设的力度加大,一个个大大小小的工程全面启动,产生了大量的工程档案。我们还应大力加强与属地档案馆的沟通合作。积极借助外力,把公路工程档案移交存放至到属地档案馆,从根本上解决基层公路管养单位档案用房面积不足的问题。

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