知网论文查重知网论文查重

论文在线投稿
论文范文大全
知网论文查重 zaolun.COM

水利工程档案资料归档整理的实践

万方网论文查重

摘 要:水利工程档案,是水利工程在前期、实施、竣工验收等各个建设阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。工程档案资料是国家、单位的宝贵财富,是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。因此,加强档案资料的管理具有举足轻重的作用。

关键词:水利;工程资料;归档整理

位山灌区是全国第五大灌区,也是黄河下游最大的引黄灌区,灌区设计灌溉面积508万亩。1998年开始国家投资对位山灌区连续实施了19期节水改造与续建配套,获国家节水改造投资9850万元,自筹资金16215万元,衬砌改造骨干渠道114公里,各类水工建筑物5000余座。可见,文件的整理归档工作在整个水利工程建设中是至关重要的一个环节。文件的整理归档工作一般按年度进行,但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集,可以实行季度整理归档。实践证明,,如果重视文件资料的平时积累,及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料,做到随办随归、妥善管理,既有利于归档文件的齐全完整,又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

1 归档整理的前期工作

1、严格登记,收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记,对中央、省、市、县来文、内部文件等均逐件登记建账,以做到“家底清楚”,有据可查。把好这一关,是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时,主要是通过正常渠道传送的文件进行逐件登记。

2、及时收集,及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序,明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细;其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料,可以采取办完一件收集一件的方法;也可采取定期清理的办法,按月或按季度进行有目的的督办、促办和促交。

3、认真检查,对收集起来的各种文件材料,必须逐件进行认真检查:一是要检查文件的有效性。检查同一事由的文件是否办理完毕,包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序,是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整;三是要检查同一事由的文件是否收集在一起,文件种类、类型是否齐全完整,每份文件的正本、定稿、附件等是否齐全完整。

4、随办随归,这里的“办”是指办理完毕,“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后,一是可以按照整理归档工作的具体要求,或进行完整的整理归档工作,或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作,使收集起来的零散文件系统化、有序化,暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要,准备好不同档案盒,将日常工作形成的文件资料,如:外来文件、内部文件或中央、省、市、县等,分门别类存放保管。这样既便于平时的查阅利用,也为年终整理归档工作打下基础。

5、妥善保管,管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料,也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件夹(盒)。文件夹(盒)可以根据机构、职能或问题、事由等因素进行分类标识,以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。

2 归档整理的实施阶段

1、卷内材料整理

归档文件整理是将办理完毕的公文,有选择地收集起来,分门别类地整理集中,以备向档案部门移交归档的工作。归档整理遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用的原则。卷内材料要按一定的顺序给文件排序。一般顺序为:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;中文本在前,外文本在后;汉本在前,少数民族文本在后;文件处理单可放在文件最前面。

一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷;工程文件按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷;监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;竣工图可按单位工程、专业等组卷;竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷;

2、案卷的装订

即采用符合档案保护要求的装订材料,将归档文件以“件”为单位装订在一起,这是归档文件整理的第一个环节。案卷可采用整卷装订和单份文件装订两种形式,但同一项目应尽量统一应用一种形式;装订的案卷厚度通常为20mm,一般不超过40mm。装订的案卷应采用棉绳三孔一线左侧装订,也可采用不锈钢钢钉进行装订,不允许卷内资料有金属物;不装订的案卷,应在每份文件材料的右上角加盖档号章,图纸在图样标题栏的右上方加盖档号章。竣工图图样按A4尺寸折叠,标题栏应外露。

3、案卷的编目

装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号,单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角,每卷单独编号,页号从“1”开始。竣工图每册自称一卷,不必重新编写页号,每件须盖档号章。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。卷内目录不编写页号。

4、编制卷目内容

归档文件目录内容包括序号、文件编号、责任者、文件材料题目、日期、页数、备注等。序号,以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标注;文件编号,填写工程文件原有的文号或图号;责任者,填写文件的直接形成单位(即盖公章的单位)或个人,有多个责任者时,选择主要责任者,其余用等代替;竣工图的“责任者”应填写竣工图章上的施工单位,如设计院重新出图,则填写设计单位;合同协议类需填双方(或三方)责任单位;文件材料题目,填写文件材料的全称;日期,填写文件形成的日期;页数,填写该文件的页数。

5、编制案卷档案盒背脊与封面

档案盒由当地档案管理部分统一定制,所填内容包括保管期限、档号、案卷题名、立卷单位、起止日期等。保管期限一般为“永久”;档号根据单位性质及往年统一格式,依次排序;案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容,应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容;立卷单位应填写案卷内文件的形成单位;起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

3 归档文件的移交工作

各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理“工程档案移交清册”,移交书由工程档案移交表、工程档案案卷目录、卷内目录等组成。

工程档案移交清册须装订成册,装订顺序为工程档案移交表--工程档案案卷目录--卷内目录。工程档案移交书一式两份,其中一份交移交部分(单位),一份交接受部门(单位),档案移交书应妥善保存。

4 结束语

总之,工程档案资料管理是一项系统工程,牵涉单位及部门多、人员杂、时间长。但工程档案资料高质量归档是工程项目建设的最终成果反映。只有真正重视工程建设项目档案资料的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理,做好全过程跟踪控制,才能有效地控制工程档案资料的归档质量。

万方通用版论文查重
维普编辑部版论文查重

AI论文范文,输入题目即可生成万字论文,附赠查重报告,可选开题报告、任务书

AI论文2万字符 AI开题报告 AI工作报告 AI满分作文 AI个人总结