乡镇基本建设档案是乡镇在规划、设计、建设、管理中直接形成的具有保存价值并经整理归档保管的各种文字、图表、声像等载体材料的总称。是乡镇自然地貌、建筑物、构筑物、地上地下管线等建设活动情况的真实记录，也是今后进行乡镇城市管理的重要凭证。但目前在乡镇基本建设档案管理中还存在诸多不够规范的问题，给科学管理和有效利用带来了一定的影响。为此，本文就如何加强和规范乡镇基本建设档案管理提出一些建议。

1 乡镇基本建设档案的主要内容及作用

1.1 乡镇基本建设档案的主要内容

乡镇基本建设档案来源于与乡镇规划、设计、建设、管理等各项工作相关的参与单位，形成于乡镇整个建设过程的各个环节。主要内容有：

1、规划管理中产生的大量规划管理文件。为了编修对本乡镇建设具有指导性作用的总体规划及具体的控制性规划，需要开展必要的调查、勘测活动并进行申请、审批。由此形成了反映乡镇经济、人口、水文、气象、地质勘测、地名、测绘、资源等状况的乡镇基础资料；乡镇土地利用总体规划，建设总体规划、控制性规划，土地整治的文本、图表等规划档案。

2、设计、建设中形成的工程项目档案。主要有项目建议书、可行性研究报告、计划任务书、规划选址、用地许可、规划许可、征地动迁、设计勘测、列入固定资产投资及申请审批手续等前期材料；定位测量资料、隐蔽工程验收材料、鉴定、复验试验报告、设计变更通知、现场质量验收记录、竣工图、竣工验收资料、结算审计报告等施工、竣工档案。

3、市政管理中形成的大量材料。主要有：排水、供电、供气、电讯、有线电视等地上、地下管线工程的档案；道路、桥梁、涵闸、防洪设施及配套工程的档案；停车场、车站、码头等交通运输设施的档案；公共花园、广场、公共厕所、环卫设施等建筑物、构筑物的档案。

1.2 乡镇基本建设档案的作用

1、规划管理的重要依据。首先，在规划编制过程中形成的调研材料，是更好地进行科学合理地编制乡镇建设规划的必要条件。其次，规划具有阶段性，有些规划往往随着时间推移而会不断出现新的问题，比如交通运力不足、配套基础设施紧缺、资源匮乏、绿地不足、环境恶化等状况。为了解决这些矛盾，只有通过基本建设档案资料提供的有关技术参数和数据，才能不断优化基础设施建设，有效提供公共服务。

2、乡镇建（构）筑物维修、改建、扩建的重要依据。尤其是一些隐蔽工程和地下管线，如果没有原有基本建设档案作参考，就会在建设过程中出现盲目性，增加成本开支和工作量。

如2011年，为配合金汇港水闸改造这项重点工程，海湾旅游区承担新闸口处排水涵闸迁建到海马路奉炮公路处排入金汇港的建设项目。由于此处位于各类地下管线集中交汇的枢纽节点上，不仅地下管线多且分布复杂，更要改建穿越金汇港的管线大型沉井。及时调阅该处地下管线、大型沉井的建设档案资料及地质勘测资料，不仅节约了勘探和设计开支，而且准确找到所有管线的具体位置和分布情况，确保了管线功能范围内单位居民的正常生产、生活及附近国防单位所承担的战备任务不受影响。

3、防灾、抗灾、减灾的重要依据。1997年8月9711号强台风袭击奉贤沿海地区，笔者见证了海湾旅游区境内的一线海塘被全线冲毁，造成了海水倒灌的灾害。面临一线海塘难守的情况，防汛指挥部立即启动了退守二线海塘的应对预案，及时调阅了有关档案资料，弄清了二线海塘的涵洞分布数量及位置，及时进行了临时性封堵，有效地避免了海水进一步侵渍。

4、农民建房审批、动拆迁、经适房申请及土地征用确认的依据。乡镇建设管理中，按《农村建设管理办法》的规定，可以根据居民的人口、宅基地、建筑面积等资料，做出新建、扩建、翻建住房审批决定。如宅基地档案既是调解居民宅基地纠纷中各方主张的依据和调解的基础；又是在在动拆迁中，对动迁房补偿核定和计算的依据；还是房管部分审批征地农民申请经适房的凭据。在土地征用征收中，土地权属、面积数量、四址范围同样也是确定补偿款和进行征地审批的依据。

2 目前乡镇基本建设档案管理中存在的主要问题

2.1 认识不足

主要是在乡镇一级档案部门中只有传统的文书档案观念，没有能够将基本建设档案列入乡镇档案事业体系之中。在工作中一般只对建设管理部门的文书档案提出要求，而对基本建设档案事实上采取了不顾不问的做法，客观造成了乡镇基本建设档案缺乏有效指导监督。二是乡镇建设部门由于缺乏档案部门的具体要求而对基本建设档案工作重视不够，库房配备达不到档案管理要求；存放档案的柜橱陈旧落后且容量不足；至于按照档案保管“八防”要求的设备更是缺失严重，档案安全隐患明显。

2.2 管理体制脱节

乡镇基本建设档案具有综合性和专业性的特点。《档案法》、《规划法》、《城市建设档案管理规定》等现行的法律、法规、行政规章，分别对各类基本建设档案管理作了许多明确的规定，并在体制上采用了属地管理和行业管理相结合的办法。建设部《城市建设档案管理规定》第三条规定：“县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。”由于国家、地方和行业之间没有形成相互联系、彼此配套的法规体系，所以乡镇基本建设档案管理在业务指导和监督主体上存在着缺位现象。因而造成指导监督脱节，工作出现无序散乱的状况。

2.3 管理人员的问题

乡镇建设主管部门对档案人员的调配并不注重于个人的综合素质，缺少既熟悉基本建设档案管理又懂综合性建设业务知识的管理人员。因而无法制订适合本地区使用的档案管理目标、要求、内容、标准和配套管理制度及具体可操作的基本建设档案分类保管期限表，造成归档范围不清，管理不规范，形成的档案质量不高，达不到准确、完整、及时的要求。

3 强化乡镇基本建设档案管理的对策

3.1 加强宣传教育，增强社会档案意识

基本建设档案管理也是一项相对滞后的基础性管理工作，所以加强宣传，增强人们的档案意识，营造重视档案管理氛围，是各级政府的职责所在。首先，领导是档案管理的重要推动者，，向领导宣传，提高领导的重视程度是推动档案工作的重要一环。其次，争取全体形成档案的业务人员支持和重视也是相当关键的一环，尤其是基本建设档案，没有具体业务人员的支持，就会出现差错，对以后档案利用也必然造成影响。最主要的还是要靠档案管理人员自身的积极努力，在提供档案服务和利用中取得更好的效果，使社会体会到档案的重要作用，进而取得社会的理解和支持。

3.2 加强制度建设，提高档案管理规范化程度

一是要明确工作责任和档案管理要求、标准，落实工作措施，形成层层把关，责任到人，齐抓共管的档案管理机制；二是要把乡镇基本建设档案管理纳入到建设管理活动的全过程中，贯穿于工程建设项目的各个阶段，要从规划设计开始就加强对相关文件材料的收集、整理和预立卷，防止文件随意堆积；三是对建设项目的参与方，要通过合同的形式对项目归档文件提出明确要求，用契约和经济手段确保归档文件的完整、齐全和确保档案质量。

3.3 加强档案管理队伍建设，提升档案管理服务能力

乡镇建设管理部门应当选调业务能力强、具有档案管理知识和建设专业知识的人员来管理基本建设档案。档案管理人员要不断更新观念，加强学习，提高档案管理水平，适应档案工作新变化、新发展和新要求。

3.4 努力适应档案信息化发展的新要求，提高档案现代化管理水平

乡镇建设管理部门要紧跟时代步伐，档案管理人员不仅要对信息化设备能操作、使用和日常维护，而且要结合本单位实际情况，对电子文档的形成、传递、整理、保管、归档等诸环节提出管理要求，制订细化且具有操作性的措施和相关部门、业务人员的职责，并有效执行，以适应档案信息化管理的新要求。