摘 要:武警机关公文的格式是指公文的规格和样式。公文格式涉及公文起草、审批、签发、执行、立卷、归档、管理等各个运行环节。格式的规范与否直接影响着公文的处理效率。本文针对武警机关公文格式中经常出现的问题,通过具体的示例分析,和大家一起探究如何正确标识武警机关公文格式要素。
关键词:武警机关公文;格式;常见问题
重视规范机关公文格式,提高公文处理效率是各级领导的一贯要求,也是培养机关良好作风的有效途径。从当前实践情况来看,在对格式要素的把握和具体操作上,还存在着对法规精神把握不准确、不规范,标识不当、比较随意等问题。笔者针对武警机关公文格式中经常出现的问题,通过具体的实例分析,按照眉首、主体、版记及页码的顺序,和大家一起探究如何正确标识武警机关公文格式要素,以期对同志们有所借鉴或帮助。
1 眉首部分常见错误分析
1.1 发文机关名称标识不美观
有些公文中存在发文机关名称字迹太大或太小的问题。国家军用标准GJB5100—2005《军队机关公文格式》(以下简称《格式》)规定:字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但应当小于22mm×15mm(高×宽)。以武警石家庄士官学校下发的通知为例,可设置如下:首先将“中国人民武装警察部队”设为红色、方正小标宋、小初,单击 “双行合一”,将“中国人”字符间距设为加宽、磅值5.8;然后将“石家庄士官学校”设为红色、方正小标宋、一号;最后将“(通知)”设为方正小标宋、小一, 注意“通知”二字为黑色,括号为红色。
1.2 年份括号错误
有些公文中,年份括号用了中括号“[ ]”,这是错误的,应使用六角括号“〔〕”。例如:中国人民武装警察部队“武司〔2014〕1号”文。《格式》规定:年份、序号用阿拉伯数字标识,年份应当标全称,用六角括号“〔 〕”括入,序号前不加“第”字,不编虚位(如1不编为001)。
2 正文部分常见错误分析
2.1 公文标题标识错误
1.标题排列太满。有时由于标题太长,拟制者将标题排列得与版心同宽,使人感觉不出空天、居中、醒目的美感。标准的标题排列格式应当比顶格的正文两端至少缩进三到四个字。
2.标题的字迹太大或太小。有些公文拟制者为了使标题醒目,常常超出规定的字体和字号把标题标注得很粗大;有的为了标注成单行标题,又小于规定的字体和字号进行标识。例如:某支队《加强网络空间安全管理的通知》,用小一号宋体加粗标引,明显是错误的。《格式》规定:标题用二号小标宋体字标识,位于红色反线下空一行,分一行或者多行居中排布。
2.2 主送机关位置错误
例如:某支队《关于×××晋升警衔的命令》,,主送机关位置设置在标题之下两行,这显然是错误的。《格式》规定:主送机关用三号楷体字,在标题下空一行左顶格标识,后标全角冒号。
2.3 小标题层次序号混乱
由一级标题“一、”直接进到三级标题“1.”。《格式》规定:正文最多可设四层小标题。其序号第一层用“一、”、“二、”、“三、”……,第二层用“(一)”、“(二)”、“(三)”……,第三层用“1.”、“2.”、“3.”……,第四层用“(1)”、“(2)”、“(3)”……,分别按顺序编排;第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字。
2.4 附件说明缺失
有些文件直接把附件附在正文后面,而没有标注附件说明。《格式》规定:公文有附件的,在正文末尾空一行标识附件说明。用三号仿宋体字,左空二字标识“附件”字样,后标全角冒号和名称。
2.5 “此页无正文”标识错误
“(此页无正文)”是军用公文的特有要素,是为了防止在空白页私加文字。例如:某支队《“条令学习月”活动情况报告》,前一页已经标识了署名及日期,下一页出现“此页无正文”五个字,这显然是错误的。《格式》规定:正文排完后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时,应当将署名及成文日期另起一页标识 “(此页无正文)”字样。在本例中,前一页已经标识了署名和成文日期,另起一页的就不需再标识“(此页无正文)”字样了。
2.6 成文日期错误
武警机关公文错用阿拉伯数码字的“0”标注日期。例如:某文件成文日期是“二0一四年三月二十六日”。这样标注是错误的。《格式》规定:成文日期用三号仿宋体汉字标全年、月、日,“零”统一用“〇”。特别需要注意“零”的写法,应是中文大写的“〇”。不能错误的写成阿拉伯数码字的“0”,或者英文字母“o”。
2.7 印章位置错误
有些文件的印章位置错误,印章与正文之间的距离太远或太近。
《格式》规定:印章上距正文一行之内或者无正文说明二行之内,下压成文日期。
3 版记及页码部分常见错误分析
3.1 主题词常见错误
1.主题词词目之间字符间距不当,有的只空了半个字。《格式》
规定:用三号黑体字,在公文主体的下方左顶格标识“题词”字样、全角冒号和主题词词目,词目之间空一字,不加标点。
2.当公文标题中出现的文种即是公文本身的文种时,多标识了文种。例如:《关于下发的通知》。标题中的“通知”,即是公文本身的文种,不需再进行标引。
3.自由词错加方括号。2006年12月颁发的《军队机关公文主题词标引规则》明确规定:自由词不再加注方括号。
3.2 抄送机关错误
最后一个抄送机关名称后面的句号缺失。《格式》规定:抄送
名称之间用逗号或者顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关名称第一字对齐,最后一个名称后标句号。
3.3 页码错误
页码出现的问题比较多,具体有以下几个方面:两页以上文件,未标注页码;首页未标注页码;未加四号一字线;单面印刷时,页码未居右空出一字的距离;版心下边缘与页码之间的距离少于或多于7mm。《格式》规定:页码用四号半角白体阿拉伯数字标识,A4型纸置于版心下边缘之下一行,数字左右各印一条四号一字线,一字线距版心下边缘7mm。页码自公文首页开始标识;双面印刷时,单页码居右空一字,双页码居左空一字;单面印刷时,页码居右空一字。只有一页的公文不标识页码。
拟制公文是机关参谋业务要求“六会”技能之一。作为机关工作人员,很有必要掌握武警公文格式,只有认真学习领会《格式》精神、分析研究公文格式中存在的问题,坚持在军队机关公文实践中运用,才能不断提高公文处理质量,实现武警机关公文处理工作的规范化、制度化、科学化。
参考文献
[1]孔庆程,《军队机关工作二十讲》,海潮出版社,2011年12月第1版
[2]王东,《军用公文规范手册》,蓝天出版社,2006年9月第1版