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浅析档案管理信息化技术

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摘 要:在社会发展过程中,档案作用重大,尤其是随着科技水平的不断,信息化技术应用其中,使得档案管理水平呈现上升的趋势。在会计电子档案的发展代表了档案管理信息技术的应用,但是,在实际的档案管理中,仍存在一些不足和问题,需要强化信息技术的管理,真正实现二者的有机融合。

关键词:档案管理;信息化技术;融合

社会的发展使得档案管理的标准逐渐提高,在现代化的档案管理中,计算机信息技术至关重要,只要发挥信息技术的优势,与档案管理工作进行有机融合,才能满足新时期档案管理工作的实际需要。因此,要重视档案管理的信息化建设,注重设备更新和管理,,在根本上实现对档案管理的有力支持。

1 全面分析信息技术背景下档案管理的主要特征

对于档案管理工作,需要紧跟时代步伐,这也是当前档案管理的重要发展方向。现代化档案管理的基本要求及时要提高标准化的层次,形成标准的观念,这就需要重视计算机信息技术,在当前的会计档案发展中,会计信息全面实现了数字化,极大方便了会计日常工作,有利于会计档案利用效率的提升,推动信息化建设速度,实现与相关系统的有效整合,更好地实现资源的共享。但是,数字化的会计信息会出现被修改的问题,甚至出现泄密,这主要源于信息储存的介质,一旦出现病毒,大量档案信息会出现损坏或者丢失,系统的稳定性被破坏,会计档案数据会出现不同程度的毁坏。因此,在信息化环境下,会计档案信息集中性较强,使得档案命面临被修改的隐患,同时,修改的痕迹又同时消失,很难实现数据的完整恢复。因此,在信息环境下,会计档案在彰显优势的同时,也存在不足,需要正确对待,加强管理,缺乏电子档案的安全性、可靠性与完整性,使得其能够更好地发挥作用。

2 对当前档案管理现状的分析

2.1 档案形式仍依赖纸质形式

在当前的档案管理中,纸质形式应用仍较为普遍。在会计领域,原始凭证使用的仍是纸质的,其具有较高的真实性与准确性,不易被修改,但是,也有其自身的不足。首先,纸质很容易受到外界因素的影响,甚至是人为因素的破坏,在保存上存在难度。其次,会计原始凭证需要保存的时间较长,对使用者的查询造成阻碍,需要较大的存储空间。

2.2 档案管理的模式仍比较传统

在当前的会计档案管理中,主要的管理方式仍比较传统,需要进行归档,维持良好的顺序。在这种模式的影响下,使得纸质和电子档案出现相分离的情况,很难实现对相关资源的有效整合。同时,大量会计信息资源的存储会占用大量的空间,管理成本增加,很满足信息化的发展需要。

2.3 档案的安全性有待提升

对于数字档案而言,其存在的介质是网络、信息系统和网络,这也是安全问题比较集中的地方。首先,对于纸质档案,长时间、重复使用会造成档案本身的损坏,而对于电子信息形成的档案,在保留的同时,还要进行相关数据的保存,使得资料档案的安全系数降低,很容易被修改。其次,在信息技术的应用中,如果忽视权限以及相关的安全软件,很难实现信息可靠性的保证,系统面临威胁和风险。再次,在电子档案管理中,一旦出现人为因素的破坏,就会引发电子档案的失真情况。

3 如何将信息化技术更好地应用在档案管理中

3.1 正确认识信息化技术在档案管理中的价值

面对飞速发展的信息技术,需要会计领域对会计档案管理思想和理念进行更新,勇于尝试新的管理模式,将档案信息化管理技术落到实处。要提高对会计档案信息化建设的重视程度,强化管理的规范性,推動会计档案管理日益法制化。

3.2 加大会计档案信息化管理人才的培养

为了有效推动会计档案信息化建设,要重视人才队伍建设。在遵循相关法律法规的同时,维护档案的真实性与安全性,更新档案管理的观念,探索制度、技术以及管理模式方案的问题,发挥档案信息化管理的作用,提高档案管理的效率,实现服务品质的提升。为此,要加强对会计档案管理人员的培训和教育。

3.3 重视会计档案信息化管理的相关设施的投入

为了推动会计档案信息化建设,适合设施、设备和软硬件必不缺少。在进行电算软件选择的时候,最佳的状态是选择带有档案管理辅助功能的软件类型,同时,要积极进行信息环境下,会计档案管理各种制度的完善。同时,要适当加大投入,购进更加先进的网络设备,发挥先进网络平台的优势,保证信息存储状态安全性,更好地发挥系统之间资源的共享性,在根本上推动档案管理的科学性。

3.4 重视会计档案管理信息平台的建设

为了更好地促进档案信息化进程,要重视对档案管理信息化平台建设,需要立足人员使用的习惯,同时,又要保障档案的立体性、动态性与可靠性。借助会计档案管理信息平台,能够使得相关单据的连续性传递,发挥电子单据的作用,减少纸质单据的使用,在根本上为档案信息化建设奠定坚实的基础。

3.5 重视风险防范体系的建立,维护电子档案信息的安全性

防火墙技术的应用能够有效防止不安因素的影响,保证系统运行的安全性,同时,要注重对工作流程、环节等的管理,保证会计信息运行的稳定性与安全性。系统管理人员需要做好流程管理,这是维护系统运行稳定性的关键性环节,能够维持会计电子档案的真实性,保证信息的完整性。为此,档案管理人员需要重视流程管理,提高其自身的科学性。在信息化条件下,档案管理工作的重点是信息文件的整理和提炼,正确处理工作的各个环节和内容,实现信息的统一化管理。因此,要建立更加完善的电子档案信息安全保障体系,设置电子档案数据中心,强化权限体系的建设,借助内外网络的物理隔离,实现数据安全性的提升,同时,要做好相关设备的维护和保养。

3.6 将电子文件管理系统引入会计档案管理领域

为了更好地促进档案信息网络建设,会计档案管理的改革要突破内部的调整范围,需要向前段扩张,也就是说,要实行文档一体化建设。可以引入会计档案电子文件管理系统,针对电子文件,直到对其进行运转处理,最终形成会计电子档案,满足对会计档案的管理和应用,借助网络,实现对会计文件整个过程和周期的控制与管理。

3.7 实现档案管理一体化

在当前的档案管理中,计算机发挥了重要的作用,借助计算机,实现对文件的有机联系,实现不同类型的系统处理,形成标准化的规范和标准,逐步实现对档案信息的网络共享。因此,档案管理一体化建设十分重要,有利于提升档案的利用时效。同时,借助计算机,能够实现对文件的快速检索,提高准确性,不需要进行文件的一一查阅。为了更好地实现档案管理一体化建设,要依靠计算机进行资料的加工,形成档案信息数据库,借助网络系统,实现传输,满足使用者的需求。这也就在根本上使得档案管理部门由管理型向服务性转变。

4 结束语

综上,信息技术的不断发展使得会计档案管理工作彰显信息化的特点,借助电子化管理,能够更好地发挥会计信息的作用。因此,管理人员需要重视信息技术的应用,发挥其自身的优势,更好地服务与社会。

参考文献

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